大きな企画・イベントの準備で大切なのは
・会場をしっかり確認すること
・打ち合わせを何度も重ねること
この2点だと思っています。
昨夜は、建築士の資格を持つ人が所属する団体「建築士会」の地元支部・伊達支部の会議へ。実はこの建築士会の県大会が、この6月に私たち伊達支部の運営で開催することになっています。
県知事や国会議員などの来賓をお招きしつつ、福島県全体から約300人程が一堂に会する、年に1度の大きな会議が午後から約半日。そしてその前に、建築士会の若手で構成される「青年委員会」の活動発表を行う「青年の集い」という企画が午前いっぱい。つまり、丸1日かかる大がかりな事業になっているんです。結構大変。
ということで、昨夜はその打ち合わせに役員がみんなで集まって、いろいろと確認をしていたという訳です。冒頭にも書きましたが、こういうときに現地の会場を自分の目で確認しておくのはとても大事。
今回の会場も、外側からは何度も見たことはあっても、中に入ったのは昔1度だけ。すっかり記憶からは薄れていたので、実際中を見るまで全くピンとこない感じがありました。
しかし先日、中をひと通り確認できる機会があり、イメージをしっかり掴むことができたところ。おかげでこの日の夜の打ち合わせも、スムーズに話を進めることができました。
この団体では、私は「庶務」という事務の下支え的な立場。県総会を問題なく無事終えることができるよう、開催までの約1週間程度、地道に準備をしていきたいと思います。
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